Vielleicht war vor einigen Jahrzehnten die Arbeitswelt wirklich noch ein bisschen einfacher als heute. Da war es üblich, dass ein junger Anwalt kurzerhand ein Kanzleischild neben seiner Eingangstür aufhängte und auf Kundschaft wartete. „Früher war es ein Nachfragemarkt,“ weiß Anton G. Schmid, seit 1974 in Regensburg als Anwalt für Steuer-, Banken- und ziviles Baurecht tätig. Heute, so Schmid, reiche das nicht mehr aus, heute müsse man sich als Anwalt um die Nachfrage kümmern. „Damals gab es 40.000 Anwälte in Deutschland, inzwischen sind es 148.000“, berichtet Schmid. „Der Markt ist schwer in Bewegung, in manchen Riesenkanzleien arbeiten heute mehrere Hundert Anwälte.“
DIRO europaweit arbeitendes Kanzeleinetzwerk
Da Einzelkämpfer wohl langfristig kaum noch Chancen haben werden, gründete Schmid mit anderen Rechtsanwälten 1992 DIRO, ein europaweit arbeitendes Netzwerk, bei dem er seitdem einer der drei Geschäftsführer ist. Um neue Mandanten zu gewinnen, spielt auch bei Anwälten mittlerweile die Qualität eine große Rolle. Doch die Qualität eines Anwalts zu beurteilen, fällt Nicht-Juristen naturgegebenermaßen schwer. Und dass der Anwalt qualitativ gute Arbeit gemacht hat, wenn das Verfahren verloren ging, ist noch schwerer zu vermitteln. Darum entschloss man sich auch bei Diro für eine Zertifizierung. Allein im vergangenen Jahr wurde bei 63 neu hinzugekommenen Kanzleien das Qualitätsmanagementsystem nach der DIN 9001:2000 zertifiziert. In diesem Jahr werden laut Schätzung von Rechtsanwältin Sylke Schwiering, Head of Operations in der Diro-Zentrale in Hamburg, wohl 15 weitere Kanzleien unter anderem in Paris und in Ljubljana hinzukommen.
Als Grundlage dient stets das DIRO Kanzleihandbuch, das für alle Kanzleien, die Mitglied im Netzwerk sind, verbindlich ist. „Mithilfe dieses Handbuches erstellt jede Kanzlei ihr eigenes Handbuch, das sie für die Zertifizierung vorlegen muss“, sagt Schmid. Seine Regensburger Kanzlei wurde so bereits 1997 zertifiziert. „Die Zertifizierung hat in meiner Kanzlei, aber auch in den anderen Diro-Kanzleien zu einem Motivationsschub unter den Mitarbeitern und zur Verbesserung des Teamgeistes geführt“, hat Schmid beobachtet. Denn das Handbuch wird nicht vom Anwalt im stillen Kämmerlein erstellt, sondern alle Mitarbeiter setzen sich zusammen. Sie durchdenken gemeinsam sämtliche Abläufe, analysieren und dokumentieren sie.
Zertifizierung bezieht sich in erster Linie auf Bürotätigkeiten
Rund 60 bis 70 Prozent der Zertifizierung beziehen sich dabei auf die Büroarbeitsebene, der kleinere Teil auf die Arbeit der Juristen und Anwälte. „Das Spannende dabei ist, sich Dinge bewusst zu machen, die man schon immer tut“, sagt Schmid. „Manchmal stellt man ja dabei auch fest, dass vieles bereits ganz gut funktioniert.“ Die Ergebnisse der neu durchdachten Arbeitsschritte fließen ins Netzwerk zu einem regen Erfahrungsaustausch. „Wir veranstalten zwei bis drei Workshops im Jahr für unser Kommunikationsforum, an denen jeweils rund 20 bis 30 Kanzleien teilnehmen“, erzählt Sylke Schwiering. Zudem gibt es auf übergeordneter Ebene bei Diro einen Qualitätszirkel mit elf Teilnehmern aus einzelnen Kanzleien. Die Teilnehmer bilden sich gezielt fort, besuchen und betreuen einzelne Kanzleien. Als vor drei Jahren die erneute Zertifizierung anstand, gab es einige Veränderungen.
DNV ist auf DIRO-Kanzeleien spezialisiert
„Der neue ISO-Standard ist weniger starr und industrielastig als früher“, freut sich Anton Schmid, der als Projektleiter die Zertifizierungen begleitete. An seiner Seite stand dabei – anders
als früher oft üblich – kein Ingenieur als Auditor, sondern ein Fachmann von DNV, der sich auf die Diro-Kanzleien spezialisiert und so einen guten Überblick hat. Dass die neue Zertifizierung, die Kanzleihandbücher, das Kommunikationsforum und der Qualitätszirkel auch den Mandanten einen Nutzen bringen, wird jährlich bei der Diro überprüft. „All unsere Qualitätsverbesserungen haben ja das Ziel, die Mandantenzufriedenheit zu erhöhen“, erklärt Schmid. Daher werden die Mandanten durch Interviews oder Fragebögen um ihre Meinung gebeten: Wie waren die Räumlichkeiten der Kanzlei? Die Mitarbeiter? Wurden Sie pünktlich zurückgerufen? Mussten Sie lange warten? Wurden Ihnen die Dinge verständlich erklärt? Würden Sie wiederkommen und uns weiterempfehlen? „Jedes Jahr wird bei uns jede Kanzlei von Außenstehenden überprüft“, sagt Schmid“, sodass wir ganz genau wissen, wie gut unser Qualitätsmanagementsystem funktioniert und wir sind derzeit hochzufrieden.“
Datum: 21 October 2008