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​​Wer als Tourist durch Wien läuft, dem fällt es irgendwann auf. Wien ist trotz seiner Größe und immerhin 1,5 Millionen Einwohnern eine saubere Stadt. Nicht nur die prächtigen Fassaden des Jugendstils, auch die Straßen strahlen dem Besucher entgegen. Dass die österreichische Hauptstadt so schön anzusehen ist, ist auch ein Verdienst der Wiener Stadtreinigung. Zuständig dafür ist die Magistratsabteilung 48 – kurz MA 48. Sie ist für die gesamte Abfallwirtschaft, die Straßenreinigung und den städtischen Fahrzeugfuhrpark zuständig.

Interne Kommunikation war schwierig
Eine Abteilung, in der sich in jüngster Vergangenheit viel getan hat. Wie wohl jede größere Verwaltung, steht auch die MA 48 vor der Herausforderung, mit einem knappen Budget zurecht kommen zu müssen. Optimale und effiziente Prozesse, nicht nur, um Kosten zu sparen, sondern auch, um die Wünsche der Bürger schneller erfüllen zu können, sind zentrale Anforderungen. In der kommunalen Wirklichkeit hapert es dabei aber oft an der internen Kommunikation. Gerade bei großen Behörden weiß manchmal die eine Abteilung nicht, womit sich die Mitarbeiter nebenan gerade beschäftigen. Auch den Führungskräften der MA 48 waren diese Probleme nicht unbekannt.

Arbeit mit verschiedenen Managementsystemen
Grund dafür war unter anderem, dass es im Qualitätsmanagement erheblichen Nachholbedarf gab. Zwar ist die gesamte Magistratsabteilung schon seit Jahren nach ISO 9001 zertifiziert, dennoch gab es innerhalb der MA 48 sage und schreibe vier verschiedene Qualitätsmanagementsysteme, die unabhängig voneinander funktionierten und nicht miteinander vernetzt waren. Schwierig waren dabei nicht nur die verschiedenen Ablaufdaten der vier QM-Zertifikate, sondern vor allem die Geschlossenheit der Systeme. So waren übergreifende Prozesse und Ablaufbeschreibungen nicht möglich, die Schnittstellen zwischen den Betriebsabteilungen nicht ausformuliert. Da zudem die Qualitätsverantwortlichen der einzelnen Betriebsabteilungen an verschiedenen Standorten saßen, kam es immer wieder zu Überschneidungen in der Arbeit.

Einführung eines IMS
Das erkannte auch Senatsrat Josef Thon, der als jüngster Abteilungsleiter des Magistrats die orangefarbene Truppe dirigiert. Er leitete bereits im Sommer 2004 ein organisatorisches Umdenken ein, um die Abläufe zu verbessern. Dazu gab er Anregungen für ein neues Organigramm der MA 48 und organisierte auch die Führungsaufgaben neu. Der gesamten Führungsebene der MA 48 war zudem klar, dass die geplante Effizienz mit den vorhandenen parallelen Managementsystemen nicht erreicht werden konnte. Darum bekam die neu gegründete Abteilung Produktmanagement die Aufgabe, ein integriertes Management System (IMS) einzuführen, mit dem die gesamte MA 48 gelenkt und geführt werden kann. „Eine Abteilung mit 3.400 Mitarbeitern kann nur ohne Reibungsverluste geführt werden, wenn das Managementsystem als eine Einheit betrachtet wird“, so Thon. Als Erstes galt es daher, das Team zusammenzuführen. Die bislang bei
den einzelnen Betriebsabteilungen beschäftigten Qualitätsmitarbeiter sitzen nun in einem Gebäude, sodass das Team kurze Kommunikationswege hat. Dank des IMS arbeiten die sieben Betriebsabteilungen nun besser abgestimmt. Dazu werden in der Abteilung Produktmanagement alle Projekte und Prozesse zusammengeführt und aktuell gelistet.

Durch Umstrukurierung bessere Effizienz
So bietet das IMS eine zentrale Stelle, um die Kontrollmechanismen übersichtlicher und straffer zu gestalten. Die IMS-Betreuer haben dazu ein zentrales Laufwerk eingerichtet, auf dem Projekte, Prozesse und Kennzahlen sowie eine Aufgabenliste ersichtlich sind. Änderungen müssen der Abteilung Produktmanagement gemeldet werden, die diese zentral verwaltet und aktualisiert. Zusätzlich werden für das neue Team sowie für jeden einzelnen Mitarbeiter klare Zielvorgaben definiert. Damit lassen sich die Stärken des Einzelnen erkennen, fördern und gezielt einsetzen. Die vorhandenen Schwächen können dagegen gezielt durch Schulungen reduziert werden. „Mir geht es persönlich darum, den Teamgeist zu stärken und eine gemeinsame Sprache zu finden“, erklärt Ingrid Gumpinger, Leiterin des Produktmanagements. Die zweite Maßnahme war die Integration eines Arbeitsschutzmanagementsystems nach OHSAS 18001 und eines Umweltweltmanagementsystems nach ISO 14001 sowie eine Validierung der EMAS-Erklärung. Damit umfasst das IMS nicht nur das Qualitäts- und Umweltmanagement, zu dem auch Rechts- und Bescheidmanagement gehören, sondern auch Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Risikomanagement. So soll neben der Steigerung der Effizienz in der MA 48 auch der Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz verbessert werden. „All das haben wir in unserem Leitbild ‘MA 48 – unser Programm’ festgelegt“, erklärt Gumpinger. „Durch die Umstrukturierungen haben wir die Effizienz der Abteilung wesentlich erhöht“, fährt sie fort. „Anstatt mehrere Audits zu verschiedenen Zeitpunkten, werden interne und externe Audits sowie die regelmäßigen Managementreviews nun nur noch in einem Managementsystem durchgeführt.


PC-Arbeitsplatz ist kein Standard
Das erleichtert die Führung der Abteilung und spart Kosten. Das Management hat mit dem IMS nun ein effizientes ganzheitliches Werkzeug zur Hand, das alle wichtigen Elemente beinhaltet.“ Allerdings nutzen die besten Umstrukturierungsmaßnahmen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht von deren Sinn überzeugt sind. Damit die Neuerungen alle 3.400 Mitarbeiter der MA 48 auch erreichen, wurde unter anderem für die rund 800 Intranetuser nach der Neugestaltung der Homepage eine eigene Plattform eingerichtet. Ein Großteil der Mitarbeiter in den Bereichen Fuhrpark, Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und Winterdienst verfügt jedoch über keinen PC-Arbeitsplatz. Diese Mitarbeiter wurden ebenfalls in den Informationsfluss eingebunden – durch eine Wandzeitung als praktisches, einfaches Kommunikations- und Führungsinstrument, die einmal im Monat erscheint. „Das ist eine A3-Seite, die übersichtlich gestaltet und leicht zu lesen ist“, weiß Michael Schödl von der MA 48 über das Blatt, das an 220 Standorten aufgehängt, die Neuigkeiten aus dem MA 48-Intranet weiterreicht, und von den Mitarbeitern gerne gelesen wird. Wer sich noch gründlicher informieren möchte, schmökert am besten vier mal im Jahr in der Mitarbeiterzeitung.

Die Manager der MA 48 haben trotz aller Hindernisse viel erreicht. Mit der Arbeit der MA 48 ist die Wiener Bevölkerung jedenfalls hoch zufrieden. Die Wiener Umweltstadträtin Ulli Sima lobte kürzlich noch: „Laut einer aktuellen Umfrage sind 83 Prozent der Wienerinnen und Wiener der Meinung, dass der städtische Winterdienst im vergangenen Winter gut funktioniert hat. Ein sehr erfreuliches Ergebnis, das zeigt, dass sich das Engagement der 48er wirklich auszahlt.“

Datum: 21 July 2007